VoIp is een moderne wijze van het communiceren en het staat voor Voice Over internet Protocol, dat betekent dat een gesprek overgebracht kan worden via een datalijn (bellen via het internet). Voor elke professionele organisatie en onderneming is zakelijke telefonie het belangrijkste, zodat zij overal bereikbaar en bespreekbaar zijn.
1. VoIP Centrale
De Centrale is waar wij een begin maken aan VoIP telefonie en het is een software programma dat regels gaat instellen voor uitgaande en inkomende gesprekken. Dus je gaat een bel plan instellen, waarbij bijvoorbeeld bij inkomende oproepen eerst een welkomstbericht en daarna een keuzemenu wordt afgespeeld.
2. Cloud Telefonie en On Premise
De telefooncentrale bij Cloud telefonie wordt door de aanbieder gehost, en deze is verantwoordelijk voor het onderhoud van de server, de beveiliging en de telefooncentrale. Je betaalt dan alleen per maand de belkosten en de vaste kosten per gebruiker. Daarnaast deel je de server met meerdere bedrijven. Als je kiest voor Private cloud, dan krijg je je eigen server.
Alleen de telefooncentrale software wordt opgeleverd bij een On Premise oplossing, en je moet deze zelf op je eigen server installeren. De grote bedrijven kiezen eerder voor deze oplossing om de telefonie omgeving geheel in eigen handen te hebben.
3. Enkele voordelen en nadelen van VoIP
Voordelen
- Het is kostenbesparend, zeker als je naar het buitenland belt;
- Je mag werken waar je wilt (Thuis, op kantoor, vanuit de auto);
- Je betaalt voor het daadwerkelijke aantal medewerkers, omdat er maandelijks mensen of bijkomen of vertrekken;
- Via de browser/ internet kan je de telefooncentrale beheren.
Nadelen
- Je telefoontoestellen moeten geschikt zijn om de overstap naar VoIP te kunnen maken;
- Zonder een goede internetverbinding is VoIP niet aangeraden.
4. Bandbreedte berekenen van VoIP
Dit is ook belangrijk omdat je wilt voorkomen dat je telefoonlijn verzwakt is omdat je collega een groot bestand aan het downloaden is. En daarnaast wil je ook zeker zijn dat de kwaliteit van je gesprek in goede orde is.
En hoe bereken je het?
Je moet het maximaal aantal gesprekken die gelijktijdig worden uitgevoerd vermenigvuldigen met 0,1 MB (megabyte) per seconde. De uitkomst hiervan is het minimaal aan bandbreedte die je nodig hebt voor de spraak data-lijn.
5. SIP Trunks
Behalve een data-lijn is een SIP trunk (een traditionele telefoonlijn) ook van belang voor het bellen via VoIP. SIP houdt in Session Initiation Protocol en het zorgt ervoor dat uitgaande en inkomende gesprekken kunnen verlopen via het datanetwerk.
SIP trunks heeft verschillende aanbieders, en bij het kiezen moet je letten op het volgende:
- Er zijn een heleboel aan aanbieders die een aantal spraak kanalen aanbieden, en anderen die per spraak kanaal omrekenen;
- Je moet beltarieven van de aantal aanbieders vergelijken en let wel ‘goedkoop is duurkoop’;
- Bel je veel naar het buitenland, kan je kiezen voor meerdere SIP trunks die goedkoop zijn voor jouw doel en die je bij verschillende leveranciers kan afnemen;
6. VoIP telefoons en Telefoonnummers
VoIP bellen kan je doen op drie manieren:
- VoIP deskphone
- VoIP softphone (telefoon op je pc of via een app op je smartphone, waarvoor je een headphone moet gebruiken)
- Vast mobiel integratie (het bellen via je smartphone laten verlopen)
Bij vast mobiel Integratie heb je een eigen toestel met dual-sim nodig, waarbij de functies van je desktop beschikbaar zijn op je toestel.
Bij VoIP kan je normaal je huidige nummers gebruiken, maar je kan ook kiezen voor nieuwe nummers .
7. Bedrijven met meerdere vestigingen
Alle vestigingen met de VoIP telefooncentrale kan je centraal beheren, waarbij de medewerkers onderling zowel in het binnen als buitenland kosteloos bellen. De medewerkers hebben altijd online toegang tot het telefoonboek, en indien de nummers veranderen, is dat meteen zichtbaar voor je collega’s.De telefoonnummers, de data-lijn en de SIP Trunks zijn de fondament voor VoIP telefonie. De keuze ligt uiteindelijk aan jouw of je nou kiest voor VoIP telefonie software of niet.